关于印发《江西省流动人员人事档案管理服务规范》的通知

来源:厅市场处 发布时间:2020-04-26 浏览次数: 字体: 无障碍 打印:

赣人社发〔2020〕17号

各设区市、省直管试点县(市)人力资源社会保障局,赣江新区党群工作部、社会发局:

现将《江西省流动人员人事档案管理服务规范》印发给你们,请认真贯彻执行。

 

江西省人力资源和社会保障厅

2020年4月22日       


江西省流动人员人事档案管理服务规范

 

为进一步规范流动人员人事档案管理服务标准和流程,健全我省流动人员人事档案公共服务体系,根据《关于促进劳动力和人才社会性流动体制机制改革的意见》(厅字〔2019〕56号)、《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》(人社部发〔2014〕90号)、《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》(人社厅发〔2016〕75号)和《关于加快推进流动人员人事档案信息化建设的指导意见》(人社厅发〔2018〕102号)等文件要求,结合我省实际,制定本规范。

一、适用范围

本规范适用于江西省县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的档案管理单位(以下简称档案管理服务机构)开展流动人员人事档案管理服务及相关工作。

二、服务内容、标准及流程

(一)档案委托管理形式及办理

流动人员人事档案委托管理分为个人委托和单位集体委托两种形式。

1.个人委托

个人向其户籍所在地或工作单位所在地的档案管理服务机构申请委托存档,按本规范档案接收及流程办理个人档案委托管理手续。

2.单位集体委托

单位向单位注册机构同级的档案管理服务机构申请集体委托存档。各地可依当地实际情况,因地制宜开展单位集体委托存档业务。

申请材料:单位注册登记证件、单位介绍信和经办人有效身份证件。

办理流程:

(1)单位持申请材料,向档案管理服务机构申请。

(2)填写《委托档案管理单位情况登记表》(附件一)、签订档案委托管理协议,办理单位集体委托档案管理开户手续。

(3)出示单位盖章和个人签名的《转入单位委托档案管理登记表》(附件二),按照本规范档案接收及流程办理单位聘用人员档案集体委托管理手续。

(二)档案接收及流程

1.已就业人员档案

已就业人员档案是指已参加社会工作,以相应离职方式离开机关、企事业单位,档案在原工作单位或档案管理服务机构管理的人员档案。已就业人员档案中应包括以下材料:就业通知或录用、录取、招工、招干、安置、吸收、入伍等手续完备的入职审批材料;转正、定级及档案工资套改和晋升晋级材料;学籍材料;用工期间的任职、考核、鉴定与奖惩材料;档案转出单位出具的行政和工资介绍信或辞职、辞退、自动离职、除名、解除劳动(合同)关系证明、自谋职业协议、身份置换协议等相应材料。

申请材料:

(1)户籍所在地存档:存档人员有效身份证件、户口簿。

(2)工作单位所在地存档:存档(经办)人员有效身份证件、劳动(聘用)合同或解除劳动关系材料。

接收流程:

(1)存档(经办)人员持申请材料向档案管理服务机构申请调档。

(2)档案管理服务机构向有人事档案管理权限的单位开具《调档函》(附件三)。

(3)存档(经办)人员持《调档函》回档案管理单位调档。

(4)档案管理服务机构接收档案后,查验档案的密封状况,审核档案材料真实、齐全情况,存档(经办)人员填写《流动人员存档登记表》(附件四)并签订档案委托管理协议,办理档案委托管理手续。

2.大中专毕业生档案

申请材料:

(1)户籍所在地存档:存档人员有效身份证件、户口簿、《毕业生就业协议书》。

(2)工作单位所在地存档:存档(经办)人员有效身份证件、与用人单位签订的《毕业生就业协议书》。

接收流程:

(1)档案管理服务机构确认。存档(经办)人员持申请材料到档案管理服务机构审核盖章。

(2)报到。档案转递至档案管理服务机构后,存档(经办)人员持申请材料和《毕业生就业报到证》报到,填写《流动人员存档登记表》并签订档案委托管理协议,办理档案委托管理手续。

(3)注意事项。回原籍后确定工作的毕业生档案接收,由存档(经办)人员持已派回原籍的《毕业生就业报到证》和劳动(聘用)合同材料向档案管理服务机构申请接收手续,再到教育就业指导部门申请派签、转档,报到存档程序亦同;毕业生档案中应包括中招或高招材料、大中专院校毕业生登记表、成绩单和就业报到通知书等材料。

3.国家承认的非统招学历人员档案

国家承认的非统招学历人员档案接收需具备以下条件:初或高中毕业后未考取统招的技校或大中专院校且毕业;未办理聘用制干部审批或登记手续或未经原劳动部门备案的招工手续并安置工作;未服兵役;其它无正式人事档案情况。严禁凭人事档案的部分组成材料按此类人员存档。

申请材料:

(1)户籍所在地存档:存档人员有效身份证件、户口簿、学籍档案、毕业证、学历认证报告(或国家教育部学信网学历电子注册备案表打印件)。

(2)工作单位所在地存档:存档(经办)人员有效身份证件、户口簿、学籍档案、毕业证、学历认证报告(或国家教育部学信网学历电子注册备案表打印件)、劳动(聘用)合同。

接收流程:

(1)存档(经办)人员持申请材料向档案管理服务机构申请。

(2)档案管理服务机构对提交材料进行审核。

(3)审核合格后,填写《流动人员存档登记表》并签订档案委托管理协议,办理档案委托管理手续。

4.留学回国人员档案

留学回国人员留学前在国内有人事档案的,学历认证材料应作为补充材料归入原档案,档案管理服务机构不得凭学历认证材料重新建档。

申请材料:

(1)户籍所在地存档:存档人员有效身份证件、户口簿、初中或高中及以上学历学籍材料、教育部留学服务中心出具的国外学历认证材料。

(2)工作单位所在地存档:存档(经办)人员有效身份证件、户口簿、初中或高中及以上学历学籍材料、教育部留学服务中心出具的国外学历认证材料、劳动(聘用)合同。

接收流程:

(1)存档(经办)人员持申请材料向档案管理服务机构申请。

(2)档案管理服务机构对提交材料进行审核。

(3)审核合格后,填写《流动人员存档登记表》并签订委托档案管理协议,办理档案委托管理手续。

(三)档案转出及流程

申请材料:

(1)个人委托存档:存档(经办)人员有效身份证件、调档函原件。

(2)单位集体委托存档:存档(经办)人员有效身份证件、调档函原件、《转出单位委托档案管理登记表》(附件五)。

(3)经办人办理,另须提供存档人员签名的《委托书》(附件六)原件和存档人员有效身份证件复印件(属存档人员与经办人员间委托事项)。

转出流程:

(1)存档(经办)人员持申请材料向档案管理服务机构申请调档。

(2)档案管理服务机构审核申请材料并核实存档信息。

(3)存档(经办)人员填写《流动人员转档登记表》(附件七),档案管理服务机构填写《流动人员人事档案转递通知单》(附件八),办理转档手续,档案密封盖章后填写《转递流动人员人事档案登记表》(附件九)并交申请人签字。

(4)档案管理服务机构通过机要交通渠道转递档案。

(5)存档人员如办理了户口和党员组织关系挂靠,转档前应先迁出户口、转出党员组织关系。

(四)档案出入库管理

档案管理服务机构每天接收的档案必须及时办理入库交接手续,严禁档案在库房外过夜。档案出入库房提供使用时,应履行登记手续。

(五)档案材料收集、鉴别和归档

1.材料收集内容与要求

收集的档案材料应属于档案组成类别要求,且为原件、真实完整和有效的材料。

(1)档案管理服务机构应主动加强与存档人员或其所在单位联系,督促及时补充材料,充实档案内容。

(2)严格审核归档材料,重点审核归档材料是否办理完毕,是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。对不符合归档要求的材料,要及时通知材料形成单位补送或补办手续。

(3)实行材料收集登记制度。对所有审核合格的档案补充材料,收集时都要履行签收登记手续。

2.材料鉴别要求

(1)归档材料应为办理完毕的正式材料。成套材料必须头尾完整,缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充;材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的,材料形成部门应当重新制作。

(2)归档材料应使用16开型(长260毫米,宽184毫米)或国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)的公文用纸,材料左边应当留有20—25毫米装订边。

(3)归档材料的字迹应当符合档案保护要求,应是铅印、胶印、油印、打印或用蓝黑墨水、墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。

(4)归档材料一般应当为原件,不得用复印件代替原件存档。特殊情况需用证书、证件等复印件存档的,必须注明复制时间,并加盖材料制作单位公章。

3.材料归档要求

归档材料收集后,必须在接收之日起5个工作日内放入存档人员档案。

4.材料收集、鉴别和归档流程

申请材料:

(1)个人委托存档:存档人员有效身份证件、档案材料原件。

(2)单位集体委托存档:存档(经办)人员有效身份证件、档案材料原件、委托存档单位介绍信。

办理流程:

(1)存档(经办)人员持申请材料向档案管理服务机构申请。

(2)档案管理服务机构对申请归档材料进行鉴别和审核。

(3)审核通过,对补充档案材料进行收集登记,存档(经办)人员签字确认。

(4)档案管理服务机构将收集的档案材料归入存档人员档案。

(六)档案整理

各级档案管理服务机构开展流动人员人事档案整理工作按《江西省流动人员人事档案整理规范》执行。

(七)档案保管与保护

1.档案保管要求

(1)档案管理服务机构应建设坚固的专用档案库房,配置铁质档案柜或档案密集架。档案库、阅档室和档案管理人员办公室应分别设置,做到“三室分离”。

(2)应配置相应的计算机管理、档案整理装订、安全防护等设备。

(3)要建立档案库房的档案出入库制度、卫生安全制度、工作交接制度和档案排放查找方法。

(4)库存档案应采取分类管理。对死亡人员档案、无主档案、长期出国人员档案等要分别登记管理。

2.档案保护要求

(1)防火要求。档案库房应远离食堂、汽车库房等消防重点目标;应安装避雷针、火灾报警器和消防灭火设备;档案管理人员应熟悉有关消防安全知识。严禁在库房内吸烟、设置明火、存放易燃易爆物品和其他杂物。

(2)防潮要求。库房内应安装温度、湿度记录仪器等设备,库房相对湿度控制在45%~60%。

(3)防蛀要求。裱糊档案材料应使用化学浆糊。库房内不得存放食品和易霉物品。要定期施放驱虫药剂和使用防腐防虫物品。

(4)防盗要求。库房要安装防盗门窗、防盗报警装置和监控设备。档案管理人员每天下班前要检查门窗关闭情况。

(5)防光要求。库房宜选用白炽灯照明。如采用荧光灯照明时,需有紫外线过滤措施。库房不宜采用自然光源,应避免阳光直射档案。有外窗时应配有窗帘等遮阳措施。

(6)防高温要求。库房应配备排风扇、空调等通风降温设备,温度应控制在14 ℃-24 ℃。

(八)档案查借阅

1.档案查阅范围

(1)公安、检察、司法等国家机关或公证机构因执行公务或公证机构公证需要可查阅有关人员的档案。

(2)设立党委的机关、企事业单位因考察、任免、聘任、调动、入党(团)、参军、出国等工作需要可跨单位查阅有关人员的档案。

(3)用人单位因工作需要可查阅本单位员工的档案。

2.档案查阅要求

(1)查阅单位应派中共党员(两名或以上)持有效的单位介绍信及身份证件查阅。

(2)查阅档案应在阅档室或指定的地方。

(3)查阅者不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,对档案内容应严格保密,不得泄漏或擅自向外公布,保障个人隐私不受侵犯。

(4)需要摘录档案内容的,应征得档案管理服务机构同意。对摘录部分,由档案管理人员与原件核对无误后,写明出处及日期,并加盖公章。

(5)原则上不得擅自复制、拍摄档案内容。确因工作需要从档案中取证的,应说明理由,经档案管理服务机构审核同意后,方可复制或拍摄。复制的材料由档案管理服务机构注明出处和日期,并盖章。

3.档案查阅流程

申请材料:

(1)个人委托存档:查阅单位介绍信、查阅人和存档人员有效身份证件。

(2)单位集体委托存档:查阅单位介绍信、查阅人和存档人员有效身份证件、委托存档单位介绍信。

办理流程:

(1)查阅人持申请材料向档案管理服务机构申请。

(2)档案管理服务机构审核查阅申请材料,履行查阅登记手续,根据规定和需要提供档案材料。

(3)查阅人按要求查阅档案。

(4)查阅结束后,档案管理服务机构及时将被查阅人档案入库管理,查阅申请材料留存。

4.档案借阅流程

人事档案一般不予外借,确因工作需要借阅的,应当履行审批手续,按规范转递档案,并在规定时限内归还,归还时应当认真核对档案材料。

申请材料:

(1)个人委托存档:单位借阅函件、借阅人和存档人员有效身份证件。

(2)单位集体委托存档:单位借阅函件、借阅人和存档人员有效身份证件、委托存档单位介绍信。

办理流程:

(1)借阅人持申请材料向档案管理服务机构申请。

(2)档案管理服务机构审核借阅申请材料,履行借阅审批和登记手续。密封档案交借阅人,并告知借阅归还日期。

(3)档案归还时,档案管理服务机构认真审核档案,核对无误后入库管理。

(九)依据档案记载出具相关证明

1.证明类别

存档证明、经历证明、亲属关系证明、无犯罪记录证明以及其他证明。

2.申请材料

(1)个人委托存档:存档人员有效身份证件。

(2)单位集体委托存档:存档(经办)人员有效身份证件,委托存档单位介绍信。

3.办理流程

(1)存档(经办)人员持申请材料向档案管理服务机构申请。

(2)档案管理服务机构审核申请材料。

(3)档案管理服务机构依据档案记载出具相应证明。

(十)为相关单位提供政审(考察)服务

1.政审(考察)服务类别

参军政审、录用考察、入党政审、出国(境)政审、升学政审以及其他政审。

2.申请材料

(1)个人委托存档:存档人员有效身份证件、政审(考察)相关函件或表格。

(2)单位集体委托存档:存档(经办)人员有效身份证件、政审(考察)相关函件或表格、委托存档单位介绍信。

3.办理流程

(1)存档(经办)人员持申请材料向档案管理服务机构申请。

(2)档案管理服务机构审核申请材料。

(3)档案管理服务机构依据档案记载出具相应政审(考察)意见。

(十一)协助办理退休审批

存档人员达到法定退休年龄,各级档案管理服务机构应根据参保地社保经办机构退休审批材料及程序要求,协助存档人员办理退休审批手续,做好送档审查和相关表格盖章审核等工作。

(十二)存档人员党员组织关系接转

各级档案管理服务机构应按组织程序及工作要求,做好流动党员党组织关系接转工作;收缴、管理并按组织部门规定合理使用党费;加强对流动党员的教育、管理和联系,积极开展符合流动党员特点的组织活动。

1.党员组织关系接收

申请材料:

党员本人有效身份证件、有效期内的党员组织关系介绍信。

办理流程:

(1)党员持申请材料向档案管理服务机构申请。

(2)档案管理服务机构核查党员存档情况和入党材料,登记党员相关信息,办理党员党组织关系接收手续,填写组织关系回执并盖章。

(3)能通过全国党员信息管理系统接转组织关系的,直接通过系统接转,无需出具纸质介绍信。

2.党员组织关系转出

申请材料:

党员本人有效身份证件。

办理流程:

(1)党员持申请材料向档案管理服务机构申请并告知组织关系接收单位信息。

(2)档案管理服务机构核查并完善党员有关信息、出具党员组织关系介绍信。

(3)接收地转入组织关系,并回传组织关系回执。

(4)档案管理服务机构接收并登记回执。

(5)能通过全国党员信息管理系统接转组织关系的,直接通过系统接转,无需出具纸质介绍信。

(十三)人才集体户口管理服务

1.人才集体户设立

各级档案管理服务机构开展人才集体户口管理服务工作需在辖区公安部门申请设立人才集体户。人才集体户设立条件、材料要求及流程依当地公安部门规定执行。

2.人才集体户口管理服务

各级档案管理服务机构应依照当地公安部门户籍办理规范的相关要求,协助存档人员开展好户口落户、户口迁移、身份证办理和相关证明出具等工作,做好户口页保管、户口借用等日常管理。

3.人才集体户口管理服务注意事项

(1)人才集体户内人员的工作单位设立集体户口,或本人具备独立立户、亲属投靠等落户条件后,应及时将户口从人才集体户中迁出。

(2)人才集体户内人员档案转出的,应及时将户口从该人才集体户中迁出。

(3)目前已经实施或今后实施社区集体户(公共户)管理的地区,应当结合本地实际,按照经常居住地登记户口的基本原则,稳妥办理流动人员户口由人才集体户口迁入社区集体户(公共户)手续。

三、其他要求

(一)加强信息共享。各地要加强流动人员人事档案管理服务工作信息化建设,加快人事档案电子化、数字化工作,推进档案信息全省联通,逐步实现档案服务线上申请、异地通办。对本规范要求服务对象提供身份证件、户口、单位注册登记证件和学历认证等材料的,凡能通过系统实现相应信息数据共享核验的,不得再要求提供。

(二)加强制度建设。各地要建立健全流动人员人事档案管理与服务的各项规章制度,加强流动人员人事档案工作的政策研究和理论研究,实行目标管理,不断提高流动人员人事档案管理的效率和质量。

(三)加强队伍建设。各地应加强流动人员人事档案管理工作队伍建设,要选调政治上可靠、作风正、责任心强、忠于职守、具有一定档案管理专业知识的共产党员从事档案管理工作。强化对从业人员的继续教育和培训,提升从业人员综合素质和业务能力,稳定工作队伍。

(四)加强监督管理。各地要加强工作队伍的监督与管理,杜绝在流动人员人事档案的接收、材料收集、整理、保管、利用、转递等工作中的违法违规行为,严格依法依规服务。对因擅自涂改、撤销档案内容或伪造档案材料、擅自向外公布、泄露档案材料信息等违法违规行为,要视情节轻重,给予批评教育或给予党纪、政纪处分;触犯法律的,要依法追究责任。

本规范自印发之起执行,原《江西省人事代理服务规范(试行)》(赣人社发〔2013〕77号)文件同时废止。

 

附件: 附件1-9(一键下载).doc